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Riduci i costi della gestione dei documenti

Alcune idee su come migliorare la gestione dei documenti stampati.

Ti trovi in un modo o nell'altro a dover gestire i computer, le stampanti, i scanner, ed tutte le varie attrezzature  per l'azienda? Allora questo articolo fa per te! Scopriamo assieme come puoi migliorare davvero le cose.

Quando trovi su una stampante dei documenti abbandonati, magari normalmente non presti attenzione, ma... dovresti porti alcune domande importanti.

  • Sono documenti con informazioni sensibili che sono alla mercè di tutti?
  • Il documento è di importanza vitale e non è arrivato alla scrivania della persona?
  • I dipendenti/colleghi hanno un'idea di quanto costa la gestione della carta e dell'inchiosto?

La gestione corretta dei documenti ha quindi una grossa importanza sia per la gestione dei processi lavorativi sia per le persone. Chi si occupa delle tecnologie informatiche ha la possibilità di aiutare l'azienda partendo da una corretta gestione dei documenti.

Ma come bisogna muoversi?

Si parte dall'analisi della provenienza dei documenti, scoprendo da dove partono e dove vanno a finire, questo ti permetterà di migliorare l'ubicazione dei dispositivi e la sicurezza, migliorando il livello di comunicazione dell'azienda.

Alcune domande che puoi porti sono:

  • Come posso posizionare le stampanti e i scanner per garantire un accesso ad un maggior numero di persone?
  • Vengono stampati anche documenti che sono semplicemente la risposta all'esigenza del momento?
  • Ci sono dei processi di stampa che possono essere automatizzati da una stampante multifunzione?
  • I documenti sensibili possono essere archiviati in maniera facile e veloce?
  • Sono presenti dei protocolli di stampa per impedire che i documenti con dati sensibili vengano lasciati nei vassoi della stampante?

 

Ora che abbiamo preso qualche dato sulla situazione attuale dobbiamo domandarci: Come correre ai ripari?

Una soluzione veloce e sicura è l'utilizzo di Connect Key, presente nelle recenti stampanti multifunzione di Xerox.
Difatti Connect Key ti permette di gestire i documenti in maniera intelligente, automatizzando i processi di gestione dei documenti ed grazie alla tecnologia integrata di CISCO i tuoi documenti con dati sensibili saranno sempre al sicuro.

Connect Key ti permette non solo di automatizzare i documenti, ma permette a te ed ai tuoi colleghi di stampare documenti importanti, come un contratto appena firmato, anche se sei fuori sede.

Per maggiori informazioni puoi vedere la pagina dedicata di Connect Key o la pagina dei Servizi di stampa gestiti.

Hai bisogno di altre informazioni? Contattaci! Saremo lieti di trovare insieme a te una soluzione per la gestione dei documenti :)

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Professionisti nella stampa digitale.
Scegliere la stampante giusta in base alle vere necessità di stampa.

Per questo motivo è ideale rivolgersi ad un rivenditore specializzato, per trovare un dispositivo di stampa che non si limiti solo alla produzione di documenti ma che soprattutto aiuti il Cliente nei processi lavorativi.

Ormai le aziende si affidano a rivenditori specializzati per ottenere il meglio della stampa e un servizio di assistenza che li supporti nei momenti di necessità, senza quindi doversi trovare ad acquistare una nuova stampante.

Noi abbiamo scelto la Professionalità e la specializzazione nelle migliori stampanti digitali, ponendoci come obiettivo la soddisfazione del Cliente, offrendo un servizio di assistenza diretto e costantemente aggiornato.

Dove ci puoi trovare

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